零件存貨動態調節的現況與改善(2)─淺談安全量及補貨決策

上一篇提到零件存貨調節的是公司流程與管控的整體呈現,並非單純的看著系統上的現有庫存狀況,就能當下決定要調撥或是對外採購數量。但公司每天都在進行採購(補貨)、進貨、倉管、揀貨、銷售、送貨,每個動作都是經過決定再進行的,這些動作的品質好壞,最終都會對公司的營運產生或多或少的影響。所以,本篇就分享一下營業點補貨作業的一些決策點,供大家來檢視自己公司的作業,若有更好的建議,也歡迎至FB分享您的寶貴意見。


一、安全庫存量的決定因素

  通常進銷存系統都會有基本的庫存管控機制,安全量的管控就是其中之一非常重要的功能。零件安全量的決定,來自於銷售預期及採購前置天數(下訂單到收到貨的日數)、經濟量、倉庫空間、價格等多個決定因素。若是採購對象來自於國內供應商,在供應商端庫存充足下,通常在二~三天內,甚至隔天即會到貨,所以公司的採購人員可能就會把安全量設定在一個禮拜內(五天)的銷售量,假設一週的銷售量是10個,一旦庫存量低於10,採購人員就會將該零件納入補貨的項目,接下來,檢示一下最近一~二個月的銷售量變化,若每週的平均銷量比之前決定目前安全量時的平均銷量低,此時採購人員有幾個選擇:

1、若近期平均銷量比之前有顯著少:

例如,近二個月平均一週只銷售了5個,此時,採購人員應該先蒐集銷售量降低的可能原因(Note: 前端銷售人員是否有市場或客戶回饋的資訊),將安全量依實際變化趨勢調整為5(如果每週有銷售量下降時,甚至會調更低),此零件此刻先不進行補貨。

2、若近期平均銷量持平

若銷量並無顯著變化,則依公司經濟採購量及庫存空間,決定採購量。

3、近期平均銷量有上升趨勢

此時與(1)會進行反向的操作,確認變化的可能原因,進而調整安全量,並依新的銷售預測,決定採購量。


二、定期採購(補貨)

當公司已經能充分掌握庫存安全量,就能定期在每週或每月固定時間進行在下次定期採購時間前,有可能低於安全量,或目前已經低於安全量的零件項目,進行採購/補貨決策。


三、臨時採購

此部分因為原因眾多,故不在此篇探討。但,很多公司因為做不到安全量管控,幾乎都是每天進行臨時採購,也就是今天銷售了哪些零件,就從這些零件中去逐一決定是否要補貨。通常這些公司也因為無法有效管理庫存,所以必須花費許多人力時間在採購,不但沒有效率,而且一旦銷售量大時,就容易產生錯誤。這也是雞生蛋,蛋生雞的問題,若不去改善,這些公司一定會遇到銷售下滑、庫存成本上升、人員成本高等問題,也可能產生較高的人員流動,因為低效率的公司,通常人員的薪水普遍不高,有時也隱含了留在公司的員工素質可能也不高。


四、進階安全量維護

有許多公司只針對特定零件項目進行較密集的關注,以掌握最佳的安全量。在過去,有可能這樣做的原因是因為軟體系統並無法滿足針對不同來源、類型的零件各別設定採購因素(前置天數、經濟量等),因此,基於人力及重要性原則,放棄了特定零件項目的安全量維護。但這個缺陷,在公司庫存成本金額高的情形下,損失金額可能會很高。

因此,每週或每月就系統化的將庫存進行安全量維護,利用系統中的銷售資訊,取得最客觀的數字,計算最新的安全庫存量。只要做的這一點,就能確保某種程度下,不至於缺貨或配置太高的庫存。


總之,本篇談到了最基本也是最核心的問題,說難很難,說容易也容易,端看從什麼角度去解決。但,若無法針對上述問題進行改善,對公司在市場上的競爭力絕對是一大挑戰。


零件安全量及補購補貨作業

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