零件存貨動態調節的現況與改善（２）─淺談安全量及補貨決策

上一篇提到零件存貨調節的是公司流程與管控的整體呈現，並非單純的看著系統上的現有庫存狀況，就能當下決定要調撥或是對外採購數量。但公司每天都在進行採購（補貨）、進貨、倉管、揀貨、銷售、送貨，每個動作都是經過決定再進行的，這些動作的品質好壞，最終都會對公司的營運產生或多或少的影響。所以，本篇就分享一下營業點補貨作業的一些決策點，供大家來檢視自己公司的作業，若有更好的建議，也歡迎至FB分享您的寶貴意見。

一、安全庫存量的決定因素

　　通常進銷存系統都會有基本的庫存管控機制，安全量的管控就是其中之一非常重要的功能。零件安全量的決定，來自於銷售預期及採購前置天數（下訂單到收到貨的日數）、經濟量、倉庫空間、價格等多個決定因素。若是採購對象來自於國內供應商，在供應商端庫存充足下，通常在二～三天內，甚至隔天即會到貨，所以公司的採購人員可能就會把安全量設定在一個禮拜內（五天）的銷售量，假設一週的銷售量是１０個，一旦庫存量低於10，採購人員就會將該零件納入補貨的項目，接下來，檢示一下最近一～二個月的銷售量變化，若每週的平均銷量比之前決定目前安全量時的平均銷量低，此時採購人員有幾個選擇：

１、若近期平均銷量比之前有顯著少：

例如，近二個月平均一週只銷售了５個，此時，採購人員應該先蒐集銷售量降低的可能原因（Note: 前端銷售人員是否有市場或客戶回饋的資訊），將安全量依實際變化趨勢調整為５（如果每週有銷售量下降時，甚至會調更低），此零件此刻先不進行補貨。

２、若近期平均銷量持平

若銷量並無顯著變化，則依公司經濟採購量及庫存空間，決定採購量。

３、近期平均銷量有上升趨勢

此時與（１）會進行反向的操作，確認變化的可能原因，進而調整安全量，並依新的銷售預測，決定採購量。

二、定期採購（補貨）

當公司已經能充分掌握庫存安全量，就能定期在每週或每月固定時間進行在下次定期採購時間前，有可能低於安全量，或目前已經低於安全量的零件項目，進行採購／補貨決策。

三、臨時採購

此部分因為原因眾多，故不在此篇探討。但，很多公司因為做不到安全量管控，幾乎都是每天進行臨時採購，也就是今天銷售了哪些零件，就從這些零件中去逐一決定是否要補貨。通常這些公司也因為無法有效管理庫存，所以必須花費許多人力時間在採購，不但沒有效率，而且一旦銷售量大時，就容易產生錯誤。這也是雞生蛋，蛋生雞的問題，若不去改善，這些公司一定會遇到銷售下滑、庫存成本上升、人員成本高等問題，也可能產生較高的人員流動，因為低效率的公司，通常人員的薪水普遍不高，有時也隱含了留在公司的員工素質可能也不高。

四、進階安全量維護

有許多公司只針對特定零件項目進行較密集的關注，以掌握最佳的安全量。在過去，有可能這樣做的原因是因為軟體系統並無法滿足針對不同來源、類型的零件各別設定採購因素（前置天數、經濟量等），因此，基於人力及重要性原則，放棄了特定零件項目的安全量維護。但這個缺陷，在公司庫存成本金額高的情形下，損失金額可能會很高。

因此，每週或每月就系統化的將庫存進行安全量維護，利用系統中的銷售資訊，取得最客觀的數字，計算最新的安全庫存量。只要做的這一點，就能確保某種程度下，不至於缺貨或配置太高的庫存。

總之，本篇談到了最基本也是最核心的問題，說難很難，說容易也容易，端看從什麼角度去解決。但，若無法針對上述問題進行改善，對公司在市場上的競爭力絕對是一大挑戰。